La communication en vue d’un salon est extrêmement importante. On distingue deux groupes cibles importants dans ce cadre : les visiteurs et les exposants. Veillez à informer le bon public de visiteurs au sujet du salon. Ils ne libéreront du temps que s’ils peuvent obtenir les bonnes informations via les workshops, les séminaires et les exposants. Fournissez aux exposants les informations correctes sur les visiteurs, les prix des stands et les packages de sponsoring. Utilisez un site d’inscription en ligne pour annoncer ces informations, pour une publication rapide des nouvelles, pour l’envoi d’invitations ciblées, pour la liste des workshops et des intervenants, etc. Faites la distinction entre les visiteurs et les exposants en utilisant des badges personnalisés. Suivez les visiteurs à travers le salon en imprimant un code-barres sur le badge.
MAILINGS
- "À vos agendas" pour déja noter la date dans l'agenda
- Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
- Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
- E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
- Email de remerciement après l'événement
- SMS - Reminder un jour avant l'événement
SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations
Recueillez toutes les informations via le formulaire :
Communiquez toutes les informations nécessaires au visiteur via le site d’inscription :
- Qui vient ?
- À quelles sessions/workshops ?
- Peut se clôturer automatiquement si complet
- Paiement/Facture
- Les exposants
- Le programme
- Les différents workshops
- Explication et photos des intervenants
E-MAIL DE CONFIRMATION
- l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.
- Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
- L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
- Un ticket de Passbook ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable. est également
Distinguer les visiteurs aux exposants par l’utilisation de BADGES personnalisés
- à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
- Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
- Badges imprimés d’avance
- Badges imprimés sur place
COLLECTER DES LEADS AU STAND DU SALON
- Suivez les visiteurs pendant le salon en imprimant un code-barres sur un badge.
- Les sales teams et les exposants peuvent recueillir les leads des visiteurs sur des tablettes ou des smartphones , ce qui augmente automatiquement le succès de votre participation au salon.
- Des informations supplémentaires peuvent être envoyées aux personnes intéressées.
SÉMINAIRES?
- Pour savoir qui a suivi quel workshop ou qui a accès à quel workshop, on peur scanner le code-barres sur le badge du visiteur.
- Une bannière verte aparaît si la personne est autorisée d’accéder le séminaire, sinon la bannière sera rouge.
- On enregistre automatiquement qui a participé à quel séminaire
RAPPORT
Pendant l’accueil
- Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
- Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
- Est-ce que personne X est déjà arrivée?
Après l’accueil
- Liste détaillée de participants, d’absents et de personnes extras ajoutées sur place
- Aperçu de chaque occasion (check-in, check-out, quel séminaire, …)
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