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Cette application peut être facilement mise en place pour que tout se passe au mieux à l’accueil d’un congrès. Il est possible de permettre aux gens de composer leur programme dans le formulaire d’inscription, de déterminer le nombre de participants à des sessions déterminées,… Il est par ailleurs possible d’imprimer les badges avec le programme personnalisé au verso des badges.
À titre d'organisateur, vous savez comme à l'avance combien de personnes il sera tenté, ainsi qu'un rapport complet après l'événement et les ateliers de suivi, etc.... Un certificat peut être fait si nécessaire.
MAILINGS
- "À vos agendas" pour déja noter la date dans l'agenda
- Invitation à l'événement (éventuellement avec un code d'accès personnel)
- Rappel aux personnes qui ne sont pas encore inscrites
- E-mail contenant des info pratiques quelques jours avant l'événement
- Email de remerciement après l'événement
- SMS - Reminder un jour avant l'événement
SITE WEB D'ENREGISTREMENT pour receuiller tout les informations:
- Qui vient? Qui ne vient pas?
- Collectionnez des informations de la restauration, l’animation, etc.
- Donnez via le site web d'enregistrement les informations nécéssaires aux visiteurs.
- Les informations pratiques (lieu, le programme, où se garer,..)
- Obtenez un aperçu permanent du nombre de participants confirmés.
- De plus, vous pouvez, si il y a des codes uniques, obtenir un aperçu de ceux qui n'ont pas répondu (no feedback).
E-MAIL DE CONFIRMATION
- Après l’inscription, on reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Le visiteur peut ainsi facilement confirmer sa participation et dispose directement de toutes les informations pratiques.
- Un lien est ajouté dans la confirmation pour modifier l'inscription ou l'annuler.
- L’utilisation d’un code-barres dans l’e-mail de confirmation permet un accueil encore plus fluide.
- Un ticket de passbook est également ajouté pour sauvegarder le code-barre sur votre portable.
L'ACCEUIL
- à l'accueil, le check-in est fait par soit scanner les codes-barrres, soit rechercher en fonction du nom ou de la société
- Sans badges (seulement l’enregistrement des visiteurs)
- Badges imprimés d’avance
- Badges imprimés sur place
CONTRÔLE DE L'ACCÈS AUX WORKSHOPS
- Contrôle de l'accès aux différents workshops via le scanning du code-barres sur le badge
- Si la personne a accès à ce workshop, une barre verte apparaît à l’écran ; dans le cas contraire, elle est rouge
- Le système consigne aussi automatiquement qui a participé à quel workshop
Tracking des visiteurs
Quoi?
- Qui a suivi les séminaires ?
- Qui était présent à quelle présentation?
- Quelles sont les données de contact du visiteur?
- Combien de temps est-ce que le visiteur a été présent au cours?
Comment?
- Donnez un petit scanneur à l’hôtesse pour qu’elle puisse enregistrer les codes à barres sur les badges des visiteurs
- Lecture du eID pour obtenir les données de contact des visiteurs
- Mettez un stand avec tablette où les visiteurs peuvent indiquer leurs intérêts dans un arbre de choix
Avantages?
- La mesure du succès des séminaires grâce à la liste de présence
- Envoi du fichier PowerPoint aux personnes qui ont suivi la présentation
- Après l’événement les informations qui sont collectés seront mis à votre disposition
- Envoi des attestations des crédits aux personnes qui étaient assez longtemps présent dans les cours
RAPPORT
Pendant l’accueil
- Combien de personnes sont déjà arrivées ? Combien de personnes arrivent encore?
- Combien de personnes arrivent par quart d’heure?
- Est-ce que personne X est déjà arrivée?
Après l’accueil
- Liste détaillée de participants, d’absents et de personnes extras ajoutées sur place
- Aperçu de chaque occasion (check-in, check-out, quel séminaire, …)
